نکاتی برای ترتیب دادن کنفرانس

از هیچ کس پوشیده نیست که من عاشق شغلم هستم. من سرپرست در شرکت نیو مدیا اکسپو مدیر بخش فعالیت های اجتماعی هستم. از نظر من هیچ کاری بهتر و دلپذیرتر از کار کردن با یک تیم خلاق نیست، افراد باهوشی که به کمک هم تجربه ارزشمند برای دیگران خلق می کنند. حتی آنچه بیش از این دلپذیر است وقت گذراندن با هزاران نفر همفکر و پیدا کردن دوستان جدید و آشنا شدن با مجموعه افرادی است که در یک سازمان کار می کنند.

بودن در کنار افرادی که اشتیاق زیادی به مراسم یا کنفرانس شما نشان می دهند تجربه بسیار جالبی است. فرقی نمی کند سخنران باشند یا حاضرین و شرکنندگان و شاید قسمت سخت این کار افرادی باشند که به میل خود وارد جلسه کنفرانس نشده اند و فکر می کنند که ما آنجا هستیم تا فقط کار خود را انجام بدهیم پولی بدست آورده و برویم.

نکاتی برای ترتیب دادن کنفرانس

همیشه افرادی هستند که از این کنفرانس لذت برده اند و بدون شک شما را به دیگران توصیه خواهند کرد و همینطور که من از نظر روحی از این مردم انرژی می گیرم باید بگویم این کار به آن سادگی ها هم که فکر می کنید نیست. آیا این کار سرگرم کننده است؟ بله. آیا کار جالبی است؟ بله. آیا افراد فوق العاده ای را ملاقات خواهید کرد؟ بله. کاری دلپذیر است؟ بله! اما ترتیب دادن یا اداره یک کنفرانس کار فوق العاده سختی است. بنابراین اگر یکی از افرادی هستید که می خواهید کنفرانس خود را اداره کنید و رویدادی بیاد ماندنی برای حاضرین رقم بزنید توصیه می کنم این نکات را بخوانید تا نتیجه بهتری کسب کنید.

هر کاری خرج دارد

ترتیب دادن یک کنفرانس کار کم هزینه ای نیست. اجاره محل برگزاری هزینه دارد، خوراک یا میان وعده هایی که در اختیار حاضرین قرار می دهید هزینه دارد، پرسنلی که با شما همکاری می کنند دستمزد می خواهند، نورپردازی، هتل و… بسیاری چیزهای دیگر که همه هزینه بر هستند و معمولا هزینه بالایی هم هستند. هزینه هایی مانند مالیات، بیمه و عوارض مختلف هم وجود دارند که باید حواستان به همه آنها باشد. و معمولا همیشه از حاضرین نظرات مختلفی دریافت می کنیم که امکانات و خواسته های بیشتری از قبل می خواهند هر چند این خواسته ها و نظرات برای ما بسیار مهم است و به دقت همه آنها را بررسی می کنیم اما ما یک سازمان خصوصی هستیم و باید کاری که انجام می دهیم سود ده هم باشد بنابراین نمی توانیم بدون بررسی بریز و بپاش کنیم. سالها پیش وقتی که برای ان ام ایکس این هزینه ها مرا بیچاره کرد و آنجا بود که آموختم هزینه اولین چیزی است که باید آنرا مدیریت کنم. در یک کلام هر جا که لازم است و با دقت هزینه کنید.

بدست آوردن اسپانسر یا حامیان مالی کار ساده ای نیست

وقتی که باید برای یک سخنران گرانقیمت هزینه های زیادی پرداخت کنید یا اینکه نیاز است برای هر نفر هزینه ناهار پرداخت کنید و چنین بودجه ای ندارید راه چاره شما این است که حامی مالی پیدا کنید. بله برخی سخنرانی ها 20 هزار نفر را جذب می کنند چنین کنفرانسی به خوبی بلیط می فروشد و بیشتر هزینه های خود را جبران می کنند. اما در بیشتر اوقات این گونه نیست، باید حامی مالی پیدا کنید و این کار ساده ای نیست به خصوص اگر کنفرانس کوچکی باشد و مخاطبان زیادی نداشته باشید.

جذب حامیان مالی نیاز به صرف زمان و مذاکرات زیادی دارد. خوب طبیعی است کسی به همین راحتی پولش را در اختیار شما نمی گذارد که به میل خود خرج کنید باید حداقل 100 نفر مخاطب را داشته باشید تا مذاکرات شما آغاز شود. دیگر اینکه حامیان مالی به ازای پولی که پرداخت می کنند چیزهایی خاص هم طلب می کنند. ما هیچگاه بدنبال اسپانسری که از نظر فکری با ما هم راستا نباشد، نیستیم، به دنبال کسانی هستیم که هدفی مشترک با ما دارند و خود سعی می کنند در این زمینه کاری انجام دهند و وقتی متوجه می شوند ما این کار را بهتر از آنها انجام می دهیم با اشتیاق بیشتری کمک خواهند کرد و واقعا ارزش ندارد که صداقت خود را برای پول زیر پا بگذاریم و ریاکاری کنیم.

بدست آوردن اسپانسر

با مخاطب خود منصفانه برخورد کنید

من درباره دیگر کنفرانس ها نمی توانم نظری بدهم ولی در کنفرانس های خودم از افرادی استفاده می کنم که تمام توان خود را به کار می گیرند. این افراد پول و از آن مهمتر وقت خود را در اختیار ما قرار داده اند. ما آنجا نیستیم که فقط آنها را بخندانیم از لطیفه هایی که از شبکه های اجتماعی برداشته ایم برایشان بخوانیم و در نهایت زمان را سپری کنیم. بسیار مهم است که مخاطب شما بتواند بعد از خروج از سالن احساس کند تغییری در او بوجود آمده است و لبخندی از رضایت بر لبانش نقش بسته باشد.

قانون مورفی همیشه کار خودش را می کند

هر چه برنامه ی بی نقصی داشته باشید و همه چیز را به خوبی سازمان دهی کرده باشید باز هم در یک کنفرانس که به صورت زنده و در مقابل چشم تماشاگران برگزار می شود همیشه ممکن است چیزی خراب شود. در بهترین حالت، مشکل یکی از وسایل و تجهیزات است. بنابراین بهتر است از بهترین تجهیزات ممکن استفاده کنید و همیشه آماده باشید و پیش بینی برخی مشکلات را از قبل داشته باشید.

بهتر است در زمینه مدیریت بحران دوره دیده باشید. سالن کنفرانس را از نظر تجهیزات برق اضطراری سیستم های اطفاء حریق چک کنید. باید نفر شما با سیستم های صوتی روز آشنا باشد و بتواند در صورت بروز مشکل آنرا در کمترین زمان ممکن رفع نماید و همچنین با سالنی که می خواهید در آن کنفرانس خود را اجرا کنید باید آشنا باشید. نباید برای حاضرین در کنفرانس شما مشکل پیش آید و آنگاه بگویید متاسفم ما فکرش را هم نمی کردیم. امید به بهترین را داشته باشید ولی برای بدترین شرایط آماده باشید.

همه با روی خوش سالن کنفرانس را ترک نخواهند کرد

روز تعطیل است و از صبح همان روز دویده اید تا همه چیز به خوبی اجرا شود آخر وقت که همه در حال ترک سالن کنفرانس هستند با صحبت ها، نظرات و نامه هایی منفی روبرو می شوید که سنگینی بار خستگی را بر دوش شما دو چندان می کنند. اتفاقی می افتد که پیش بینی نشده بود تجهیزی در هنگام کار خراب می شود یا حتی همه چیز به خوبی پیش می رود ولی بسیار پیش می آید که با برخوردها و نظرات منفی روبرو می شوید.

بسیاری از این نظرات و پیشنهادها برای سرزنش شما نیستند این یک تجربه خوب بوده است و همه این نظرات ارزشمند است و نباید فراموش کنید که برخی افراد ممکن است در وضعیت مناسبی نباشند آن روز برای آنها روز بدی بوده است و نباید این ها را به خود بگیرید فراموش نکنید هیچ برخورد منفی شخصی نیست این بخشی از کار شماست یک تجربه است که می توانید از آنها برای آینده درس بگیرید.

هر نقدی را به خود خواهید گرفت!

من همیشه سازماندهی یک کنفرانس را با بچه داری مقایسه می کنم. وقتی که کسی کنفرانس شما را مورد نکوهش قرار می دهد مانند این است که کسی به شما بگوید چه بچه بی ادبی دارید و به همین دلیل در مقابل او موضعی تدافعی می گیرید. هر چند بیشتر بازخورد ها و یادداشت هایی که دریافت می کنیم مثبت هستند ولی نه به اندازه زحماتی که هر یک از پرسنل ما از صمیم قلب متحمل شده اند و البته مردم باید در نظر خود صادق باشند و حقیقت را بنویسند و من نمی گویم بی دلیل از ما تعریف کنند اما حقیقت این است که خواندن آنها هم کار ساده ای نیست.

ولی فراموش نکنید این نظرات و نقدها هم ارزشمند است و می توانید کنفرانس بعدی خود را با چشم باز برپا کنید.

اگر افراد شما نتوانند مانند یک تیم عمل کنند شکست خواهید خورد

در یک تیم برپایی کنفرانس جایی برای منم منم کردن و رقابت با یکدیگر نیست. هر کسی وظیفه ای دارد که باید آنرا به خوبی انجام دهد تا در روز برگزاری کنفرانس هر چیزی در جای خودش باشد. اگر بین نفرات رابطه خوب و صمیمانه ای برقرار نباشد و عده ای سعی در خود نمایی داشته باشند متاسفانه همه ی نقطه ضعف های شما به نمایش در خواهد آمد و بدتر از آن اینکه در برابر چشمان مدعوین به کنفرانس به نمایش در خواهد آمد. فقط بر توانایی های یک نفر تکیه نکنید و او را خیلی بزرگ نکنید به افراد به ازای کاری که انجام می دهند اعتبار و ارزش بدهید. آنها باید بدانند که وقتی کار خراب شد همه مسئول هستند و مهمتر از همه خود شما هستید که نباید به خود مغرور شوید، فراموش نکنید قدرت شما از تیم شماست!

افرادی که اشتیاق دارند ارزشی دو چندان به کنفرانس شما می بخشند

ما به مخاطبان خود عشق می ورزیم و آنها را با آغوش باز می پذیریم. بسیاری از افرادی که با ما همکاری می کنند و همینطور سخنرانان ما کسانی هستند که شور و شوق زیادی برای این کار دارند و بعضی از آنها با اشتیاق یک سال در مورد آنها صحبت می کنند داوطلبانه می خواهند در هر فعالیتی کمک کنند، پیام ما را با دیگران به اشتراک می گذارند آنها دوستان خوبی هستند. این شور و اشتیاق بالای ما در برپایی کنفرانس هاست، که سبب شده همیشه موفق باشیم.

نقد کردن

سخنرانی که نسبت به موضوع کنفرانس اشتیاق ندارد

پیدا کردن سخنران برای یک کنفرانس کار ساده ای نیست به خصوص اگر نخواهید همیشه از یک سخنران استفاده کنید و بخواهید از سخنرانی استفاده کنید که هر بار حرف های تازه ای داشته باشد. ما سخنرانی نمی خواهیم که متعلق به گروه یا دسته ای خاص باشد ما کسی را می خواهیم که مردمی باشد، در میان آنها زندگی می کند، با آنها می جوشد و به مردم عشق می ورزد. ما همیشه به دنبال سخنرانانی بوده ایم که در حیطه کاری خود شور و اشتیاق بالایی دارند و از آن مهمتر دوست دارند این توانایی ها را به دیگران که در سطح دانش و تجربه پایین تری هستند انتقال دهند.

سخنرانان بسیاری هم هستند که هیچ اهمیتی به مردمی که برای آنها صحبت می کنند نمی دهند بلکه می خواهند برندی را معرفی کنند یا کتابی را بفروشند. چنین افرادی نمی توانند در جمع سخنرانان ما وارد شوند همچنان که آنها حاضر نیستند ایمیل های ما را بخوانند و درباره مخاطبان ما بیاموزند و بدانند و با آنها وقت بگذرانند و وقتی که سخنرانان اهمیتی به مخاطب خود نمی دهند ما هم اهمیتی به کار آنها نمی دهیم چون بهترین تجربه را برای مخاطب خود می خواهیم.

شما نمی توانید همه افراد حاضر در کنفرانس را راضی کنید

ما از بازخوردها و نظرات مردم استقبال می کنیم چه مثبت باشند چه منفی. بدون تعارف می گویم بدون آنها نمی توانیم پیشرفت کنیم و خود را اصلاح کنیم. فهمیدن اینکه آنها چه جور افرادی هستند خیلی سخت نیست برخی فقط نقدهای مخرب می کنند که تعداد این افراد همیشه کم است اما بیشتر مردم نقدهایی دلسوزانه می کنند و نکاتی را به ما گوشزد می کنند که بسیار آموزنده و مفید است. حتی وقتی که بهترین کنفرانس خود را برگزار می کنید باز هم چیزهایی هست که می توانست بهتر باشد. ما هیچگاه شکایت ها و نقدهایی را که دریافت می کنیم نادیده نمی گیریم اما می دانیم که نمی توانیم 100 درصد افراد را راضی نگه داریم اما تمام تلاش خود را می کنیم تا آنجا که ممکن است افراد بیشتری را با لبخند رضایت راهی خانه هایشان کنیم.

هر چه بدهی همان را بازپس خواهی گرفت

ما همیشه با افراد تیم خود نشست هایی برگزار می کنیم زمان این نشست ها درست قبل از زمان برگزاری کنفرانس است و درباره جو کنفرانس بحث می کنیم. اگر همیشه خوش برخورد و دلنشین، مفید، مهربان و مثبت باشیم مخاطب ما هم مثبت خواهد بود. اگر ما عصبانی، بدرفتار و خسته باشیم مخاطب ما هم چنین احساسی خواهد داشت. حامیان مالی، سخنرانان و برگزارکنندگان کنفرانس همه برای این رویداد سرمایه گذاری کرده اند و به آن امید بسته اند ما نمی توانیم آنرا خراب کنیم. ما بیش از تمام توان خود را به کار می گیریم چون آنها لایق این زحمات هستند.

کنفرانسی که برگزار می شود شامل کارهای زیادی است که در پشت صحنه و از مدت ها قبل در حال انجام است و کمتر کسی است که متوجه آن باشد. همه چیز به خوبی انجام خواهد شد اگر از افرادی استفاده کنید که اشتیاق زیادی به هدف شما داشته باشند افرادی که کار تیمی را سرلوحه خود قرار می دهند و نقایص یکدیگر را می پوشانند. اداره کردن یک کنفرانس کار ساده ای نیست و از آن سخت تر این است که بخواهید همه چیز بی عیب و نقص باشد و ما بی عیب نیستیم اما هر سال از سال گذشته بهتر بوده ایم و این تلاش ادامه دارد و باور داریم که سالهای آینده از این هم بهتر خواهیم بود.

نوشته: دب ان جی

ترجمه: علی یزدی مقدم

نکاتی برای ترتیب دادن کنفرانس
به این مطلب رای دهید



طرحهای توجیهی کارآفرینی

این مطلب را برای دوست خود ارسال نمایید این مطلب را برای دوست خود ارسال نمایید

 

به اشتراک بگذارید :       فیس بوک کلوب

 

برچسب ها:
این مقاله اختصاصاً برای یاد بگیر دات کام تهیه شده است استفاده از آن با ذکر منبع همراه با لینک آن و نام نویسنده یا مترجم مجاز است

 

در یاد بگیر دات کام مشترک شوید و آخرین مطالب و مقالات را در ایمیل خود دریافت نمایید
برای عضویت، ایمیل خود را وارد کرده و بروی اشتراک کلیک کنید

نظر شما چیست؟

پرسش های خود را در بخش پرسش و پاسخ مطرح کنید

*

code



تبلیغات اینترنتی در یاد بگیر دات کام

بسته های تبلیغاتی ارزان قیمت




بستن تبلیغات

Useful Websites Directory

آموزش زبان آلمانی
آموزش زبان فرانسوی
آموزش برنامه نویسی اندروید
دانلود موزیک
مخفی سازی وای فای
بلیط هواپیما
استخر پیش ساخته و آماده
طراحی سایت
طراحی سایت
طراحی سایت
طراحی سایت
طراحی سایت شرکتی
خرید لینک
جراحی بینی
قیمت ایزوگام
قیمت دستگاه جوجه کشی
دستگاه جوجه کشی
قیمت کپسول آتش نشانی
کولر گازی بانه
معاوضه ماشین
روغن شتر مرغ
شیشه سکوریت
کولرگازی بانه
سازه فضاکار
سازه فضایی
خرید لپ تاپ
قیمت سوئیچ شبکه
قیمت پرینتر لیزری
اجاره خودرو
لوله پلیکا