ديباچه

مديريت موضوعي به گستره آسمان هاست. و زمانيكه بحث مهارت هاي مديريتي پیش می آید كه براي يك مدير خوب مورد نياز است. یا کمبود آن احساس می شود. اين ليست (مهارت های مدیریتی) ممكن است پاياني نداشته باشد.

در زندگي روزمره، احتمالا با افراد زيادي روبرو شده ايد كه مديريت را هر كاري مي دانند تا يك سازمان را سرپا نگه دارد. اما در حقيقت مفهوم مديريت بسيار فراتر از اينهاست.

پس اجازه دهيد در اين مقاله به مهمترين و اساسي ترين مهارت هاي مورد نياز هر مدير اشاره كنيم كه هیچ مدیری بدون به کار بستن آنها نمی تواند موفق باشد.

الفباي  مديريت

در اين مقاله خواهیم دید كه مديريت شامل اداره كردن افراد و در نتيجه مديريت كردن دستاورد هاي سازمان است. طبق گفته دكتر كن بلانچارد در كتاب معروفش «به كار گماشتن مدير يك دقيقه اي» الفباي دنياي مديريت به اين شرح است:

• محرك ها: يك نوع راهبرد كه مدير آنرا پيگيري مي كند تا اينكه نفراتش كارايي لازم را در اين زمينه بدست آورند.
• رفتارها: در نتيجه محرك ها نيروي كار بسته به موقعيت يا فعاليت چگونه عمل مي كند يا رفتار مي كند.
• پيامدها: پس از انجام كار مدير چگونه با پرسنل رفتار مي كند.

تحقيقات نشان داده است كه اگر چه ممكن است شما هم مانند بسياري فكر كنيد كه يك محرك مي تواند تاثير بالايي در رفتار و عملكرد كاركنان داشته باشد، اما در عمل برخورد و رفتاري كه مديران بعد از كار پرسنل از خود به نمايش مي گذارند بيشترين تاثير را در عملكرد آنها در آينده دارد.

اگر بخواهيم اينها را به عدد بيان كنيم مي توان گفت 15 تا 25 درصد رفتار ها و عملكرد ها در نتيجه محرك ها هستند در حاليكه 75 تا 85 درصد رفتار ها از پيامدها (رفتار مديران) تاثير مي گيرند.

بنابراين بسيار مهم است كه به مديران خود مهارت هاي لازم را بياموزيد تا بتوانند بيشتري راندمان را از نيروي كار خود داشته باشند.

حل مسئله و تصميم گيري

اين همان جايي است كه يك نفر مي تواند به عنوان يك مدير خوب يا بد برچسب بخورد. هر چند اگر ايده آل به اين موضوع نگاه كنيم نوع تصميم گيري نبايد از شما يك مدير خوب يا بد بسازد، اما اين كه چگونه چنين تصميماتي مي گيريد بايد مورد بحث قرار گيرد.

در حل مسائل مديريت هميشه بايد اصول اخلاقي را رعايت كنيد و با آداب حل مسئله آشنا باشيد اين كاري است كه بايد به صورت تمريني به مديران آموزش داده شود.

هر چقدر هم كه مديري بي طرف و حرفه اي باشد، ممكن است در ارتباط با همكاران و سازمان خود به مشكل بخورد. این طبیعی است ولی باید روی تصمیمات خود فکر کند.

مديريت زمان و طرح و برنامه

شما به عنوان مدير آخرين چيزي كه مي خواهيد همكارانتان بدانند اين است كه وقت خود را به بطالت مي گذرانيد، عاشق نشستن در اتاق خود هستيد و ترجيح مي دهيد در اتاق خود به موسيقي مورد علاقه خود گوش فرا دهيد تا اينكه به وظايف خود عمل كنيد! برنامه ريزي و مديريت زمان براي هر مديري واجب است. هر چند مهمتر اين است كه مديران ضرورت آن را درك كنند.

هر چند به عنوان مدير به شما قدرت و مزاياي به خصوصي داده مي شود اما اين بدان معني نيست كه مي توانيد هر طور كه دلتان مي خواهد وقت با ارزش خود را تلف كنيد.

بايد فرض كنيد كه مسئول مديريت زمان در سازمان خود هستيد و اگر خود وقت تلف كنيد مانند دومينو اين اتلاف وقت را در سازمان خود رواج مي دهيد.

احتمالا بسيار شنيده ايد كه وقتي كه به عنوان مدير خود را به بهره وري بالا مقيد مي كنيد از خود الگويي ارائه مي كنيد كه در نظر همكاران شما بسيار ارزشمند است چون شما كسي هستيد كه از لحظه ها براي  ارزش آفريني استفاده می کنید.

در برنامه ريزي هاي خود به صورت دقيق سر رسید ها و فعاليت ها را مشخص نماييد و پيش بيني ها و احتياطات لازم را در نظر بگيريد. اين ها انتظاراتي است كه از يك مدير واقعي بايد داشت.

اگر توانستيد سبك مديريتي خود را جا بيندازيد، نظم را جا بيندازيد و از تكنيك هاي كارا استفاده كنيد تا وظايف خود را به خوبي و بدون تاخير انجام دهيد آنگاه يكي از مهارت هاي حياتي مديران بزرگ را بدست آورده ايد.

تفويض اختيار

اگر بخواهيد همه برنامه ريزي ها را خودتان انجام دهيد و روي اين برنامه ريزي نظارت داشته باشيد مشكلات و كاستي ها را برطرف كنيد و بسياري كارهاي ديگر كم كم متوجه خواهيد شد بيش از توان خود كار مي كنيد و نتيجه مطلوبي هم كسب نمي كنيد. اينجاست كه تفويض اختيار مطرح مي شود و به كمك آن مي توانيد كار ها را بهتر و سريعتر انجام دهيد.

يك مدير خوب بودن به اين معني نيست كه همه كارها را خود انجام دهيد، بلكه به اين معني است كه توانايي تفويض اختيار صحيح را داشته باشيد به گونه اي كه كارهاي به خوبي و در زمان مقرر انجام شوند.

بسياري از مديران تفويض اختيار را به شكلي ناصحيح استفاده مي كنند چون اعتماد كافي به همكاران و زير دستان خود ندارند يا به اين دليل كه به آنها اختيار كافي نمي دهند، يا اينكه در شناسايي توانايي هاي افراد اشتباه مي كنند و در نتيجه شكست مي خورند. در نهايت اين مديران ادعا مي كنند كه زير دستان آنها بي لياقت هستند و مجبورند همه كار را خودشان انجام دهند در حاليكه ايراد كار جاي ديگري است!

بنابراين، كليد تفويض اختيار موفق در شناسايي درست افرادي است كه توانايي انجام وظايف محوله را دارند، و در عين حال از كسي كه نسبت به او تفويض اختيار انجام شده است بايد دستورالعمل دقيق و پشتوانه روحي كافي در اختيارش قرار گيرد. و پس از اينكه كار انجام شد فرصتي در اختيار شما قرار مي گيرد تا او را مورد ارزيابي قرار دهيد. پس از ارزيابي بايد بازخورد اين ارزيابي را در اختيارش قرار دهيد. هدف اين است كه نيروي كار يا مدير زير دست شما از مشكلات و به عيوب كار خود آگاه شود و بار ديگر كه چنين وظيفه اي را به او محول كرديد بهتر عمل كند. فراموش نكنيد كه هدف سرزنش نيروي كار نيست. در عين حال بايد نقاط قوت او را ذكر كنيد و از او به خاطر زحماتش قدر داني كنيد.

مهارت هاي ارتباطي

در دنياي مديريت هيچ چيز مانند توانايي مدير در برقراري ارتباط درست، شفاف و مثبت براي ارائه دستورالعمل ها، توصيه ها يا بازخورد ها به ديگران نمي تواند او را به مديري موفق تبديل كند و عكس آن هم صادق است.

بنابراين در انتخاب كلمات بايد بسيار هوشمندانه و با دقت عمل كنيد. كلمات مثبت شما در بين مخاطبان انتشار مي يابد و به صورت مسري به ديگران مي رسد. مديري كه در راس سازمان قرار دارد بيش از مديران مياني بايد مراقب صحبت هاي خود باشد چون تاثير رفتارهايش در كل سازمان انعكاس مي يابد.

خود را مديريت كنيد و رهبر ديگران باشيد.

مهم نيست كه چقدر شخصيت جذاب و كاريزماتيكي داشته باشيد يا چقدر مهارت هاي ارتباطي قوي داشته باشيد، ولي به عنوان مدير اگر بتوانيد با خوب و بد ارتباط برقرار كنيد هيچگاه شكست نمي خوريد.

شما در موقعيت مديريتي خود هم با لايه مديران بالا دست و هم با لايه كاري سازمان در تماس هستيد به گونه اي كه گاه احساس مي كنيد مانند ساندويچ در بين اين دو تحت فشار قرار گرفته ايد. بنابراين ممكن است هنگام تصميم گيري دچار تردیدهای فراوان شوید.

قانون شماره يك در مديريت خوب اين است كه درك كنيد به عنوان يك فرد حرفه اي به شما حقوق مي دهند تا به سازمان زندگي بدهيد. وقتي كه اين حقيقت را به خاطر بسپاريد آنگاه به هيچ چيز در سازمان خود به صورت شخصي نگاه نمي كند.

هميشه بين شخصيت مديريتي خود و شخصيت حقيقي خود خطي جدا كننده بكشيد. مشكلي نيست اگر با همكاران خود روابط دوستانه اي به عنوان يك شخص حقيقي داشته باشيد اما در روابط حرفه اي خود هميشه بايد پرده ها و فاصله هاي لازم را حفظ كنيد.

و همچنين بايد به عنوان جذب كننده ضربه از بالا عمل كنيد و آنرا با ملايمت به پايين دست خود انتقال دهيد. بنابراين به عنوان مدير بايد بتوانيد سياستمدارانه رفتار كنيد.

نتيجه

مديريت كردن افراد يك سبك است كه نياز به تحربه و تمرين دارد و هر كسي روش منحصر به فرد خودش را دارد و البته بعضي موفق تر هستند بعضي موفق و بعضي هم مهارت هاي اساسي و ضروري مديريت را نمي دانند چه رسد به اينكه بخواهند آنها را تمرین كنند. اما مهارت هاي مورد نياز به اندازه يك اقيانوس عميق و وسيع هستند.

اصولي كه در اينجا بدان اشاره شد در حقيقت دريچه اي به دنياي عظيم مديريت هستند كه مي توانيد به كمك آنها مسير خود را در كار مديريت شروع كنيد.

ترجمه: علي يزدي مقدم