از هيچ كس پوشيده نيست كه من عاشق شغلم هستم. من سرپرست در شركت نيو مديا اكسپو مدير بخش فعاليت هاي اجتماعي هستم. از نظر من هيچ كاري بهتر و دلپذيرتر از كار كردن با يك تيم خلاق نيست، افراد باهوشي كه به كمك هم تجربه ارزشمند براي ديگران خلق مي كنند. حتي آنچه بيش از اين دلپذير است وقت گذراندن با هزاران نفر همفكر و پيدا كردن دوستان جديد و آشنا شدن با مجموعه افرادي است كه در يك سازمان كار مي كنند.
بودن در كنار افرادي كه اشتياق زيادي به مراسم يا كنفرانس شما نشان مي دهند تجربه بسيار جالبي است. فرقي نمي كند سخنران باشند يا حاضرين و شركنندگان و شايد قسمت سخت اين كار افرادي باشند كه به ميل خود وارد جلسه كنفرانس نشده اند و فكر مي كنند كه ما آنجا هستيم تا فقط كار خود را انجام بدهيم پولي بدست آورده و برويم.
هميشه افرادي هستند كه از اين كنفرانس لذت برده اند و بدون شك شما را به ديگران توصيه خواهند كرد و همينطور كه من از نظر روحي از اين مردم انرژي مي گيرم بايد بگويم اين كار به آن سادگي ها هم كه فكر مي كنيد نيست. آيا اين كار سرگرم كننده است؟ بله. آيا كار جالبي است؟ بله. آيا افراد فوق العاده اي را ملاقات خواهيد كرد؟ بله. كاري دلپذير است؟ بله! اما ترتيب دادن يا اداره يك كنفرانس كار فوق العاده سختي است. بنابراين اگر يكي از افرادي هستيد كه مي خواهيد كنفرانس خود را اداره كنيد و رويدادي بياد ماندني براي حاضرين رقم بزنيد توصيه مي كنم اين نكات را بخوانيد تا نتيجه بهتري كسب كنيد.
هر كاري خرج دارد
ترتيب دادن يك كنفرانس كار كم هزينه اي نيست. اجاره محل برگزاري هزينه دارد، خوراك يا ميان وعده هايي كه در اختيار حاضرين قرار مي دهيد هزينه دارد، پرسنلي كه با شما همكاري مي كنند دستمزد مي خواهند، نورپردازي، هتل و… بسياري چيزهاي ديگر كه همه هزينه بر هستند و معمولا هزينه بالايي هم هستند. هزينه هايي مانند ماليات، بيمه و عوارض مختلف هم وجود دارند كه بايد حواستان به همه آنها باشد. و معمولا هميشه از حاضرين نظرات مختلفي دريافت مي كنيم كه امكانات و خواسته هاي بيشتري از قبل مي خواهند هر چند اين خواسته ها و نظرات براي ما بسيار مهم است و به دقت همه آنها را بررسي مي كنيم اما ما يك سازمان خصوصي هستيم و بايد كاري كه انجام مي دهيم سود ده هم باشد بنابراين نمي توانيم بدون بررسي بريز و بپاش كنيم. سالها پيش وقتي كه براي ان ام ايكس اين هزينه ها مرا بيچاره كرد و آنجا بود كه آموختم هزينه اولين چيزي است كه بايد آنرا مديريت كنم. در يك كلام هر جا كه لازم است و با دقت هزينه كنيد.
بدست آوردن اسپانسر يا حاميان مالي كار ساده اي نيست
وقتي كه بايد براي يك سخنران گرانقيمت هزينه هاي زيادي پرداخت كنيد يا اينكه نياز است براي هر نفر هزينه ناهار پرداخت كنيد و چنين بودجه اي نداريد راه چاره شما اين است كه حامي مالي پيدا كنيد. بله برخي سخنراني ها 20 هزار نفر را جذب مي كنند چنين كنفرانسي به خوبي بليط مي فروشد و بيشتر هزينه هاي خود را جبران مي كنند. اما در بيشتر اوقات اين گونه نيست، بايد حامي مالي پيدا كنيد و اين كار ساده اي نيست به خصوص اگر كنفرانس كوچكي باشد و مخاطبان زيادي نداشته باشيد.
جذب حاميان مالي نياز به صرف زمان و مذاكرات زيادي دارد. خوب طبيعي است كسي به همين راحتي پولش را در اختيار شما نمي گذارد كه به ميل خود خرج كنيد بايد حداقل 100 نفر مخاطب را داشته باشيد تا مذاكرات شما آغاز شود. ديگر اينكه حاميان مالي به ازاي پولي كه پرداخت مي كنند چيزهايي خاص هم طلب مي كنند. ما هيچگاه بدنبال اسپانسري كه از نظر فكري با ما هم راستا نباشد، نيستيم، به دنبال كساني هستيم كه هدفي مشترك با ما دارند و خود سعي مي كنند در اين زمينه كاري انجام دهند و وقتي متوجه مي شوند ما اين كار را بهتر از آنها انجام مي دهيم با اشتياق بيشتري كمك خواهند كرد و واقعا ارزش ندارد كه صداقت خود را براي پول زير پا بگذاريم و رياكاري كنيم.
با مخاطب خود منصفانه برخورد كنيد
من درباره ديگر كنفرانس ها نمي توانم نظري بدهم ولي در كنفرانس هاي خودم از افرادي استفاده مي كنم كه تمام توان خود را به كار مي گيرند. اين افراد پول و از آن مهمتر وقت خود را در اختيار ما قرار داده اند. ما آنجا نيستيم كه فقط آنها را بخندانيم از لطيفه هايي كه از شبكه هاي اجتماعي برداشته ايم برايشان بخوانيم و در نهايت زمان را سپري كنيم. بسيار مهم است كه مخاطب شما بتواند بعد از خروج از سالن احساس كند تغييري در او بوجود آمده است و لبخندي از رضايت بر لبانش نقش بسته باشد.
قانون مورفي هميشه كار خودش را مي كند
هر چه برنامه ی بي نقصي داشته باشيد و همه چيز را به خوبي سازمان دهي كرده باشيد باز هم در يك كنفرانس كه به صورت زنده و در مقابل چشم تماشاگران برگزار مي شود هميشه ممكن است چيزي خراب شود. در بهترين حالت، مشكل يكي از وسايل و تجهيزات است. بنابراين بهتر است از بهترين تجهيزات ممكن استفاده كنيد و هميشه آماده باشيد و پيش بيني برخي مشكلات را از قبل داشته باشيد.
بهتر است در زمينه مديريت بحران دوره ديده باشيد. سالن كنفرانس را از نظر تجهيزات برق اضطراري سيستم هاي اطفاء حريق چك كنيد. بايد نفر شما با سيستم هاي صوتي روز آشنا باشد و بتواند در صورت بروز مشكل آنرا در كمترين زمان ممكن رفع نمايد و همچنين با سالني كه مي خواهيد در آن كنفرانس خود را اجرا كنيد بايد آشنا باشيد. نبايد براي حاضرين در كنفرانس شما مشكل پيش آيد و آنگاه بگوييد متاسفم ما فكرش را هم نمي كرديم. اميد به بهترين را داشته باشيد ولي براي بدترين شرايط آماده باشيد.
همه با روي خوش سالن كنفرانس را ترك نخواهند كرد
روز تعطيل است و از صبح همان روز دويده ايد تا همه چيز به خوبي اجرا شود آخر وقت كه همه در حال ترك سالن كنفرانس هستند با صحبت ها، نظرات و نامه هايي منفي روبرو مي شوید كه سنگيني بار خستگي را بر دوش شما دو چندان مي كنند. اتفاقي مي افتد كه پيش بيني نشده بود تجهيزي در هنگام كار خراب مي شود يا حتي همه چيز به خوبي پيش مي رود ولي بسيار پيش مي آيد كه با برخوردها و نظرات منفي روبرو مي شويد.
بسياري از اين نظرات و پيشنهادها براي سرزنش شما نيستند اين يك تجربه خوب بوده است و همه اين نظرات ارزشمند است و نبايد فراموش كنيد كه برخي افراد ممكن است در وضعيت مناسبي نباشند آن روز براي آنها روز بدي بوده است و نبايد اين ها را به خود بگيريد فراموش نكنيد هيچ برخورد منفي شخصي نيست اين بخشي از كار شماست يك تجربه است كه مي توانيد از آنها براي آينده درس بگيريد.
هر نقدي را به خود خواهيد گرفت!
من هميشه سازماندهي يك كنفرانس را با بچه داري مقايسه مي كنم. وقتي كه كسي كنفرانس شما را مورد نكوهش قرار مي دهد مانند اين است كه كسي به شما بگويد چه بچه بي ادبي داريد و به همين دليل در مقابل او موضعي تدافعي مي گيريد. هر چند بيشتر بازخورد ها و يادداشت هايي كه دريافت مي كنيم مثبت هستند ولي نه به اندازه زحماتي كه هر يك از پرسنل ما از صميم قلب متحمل شده اند و البته مردم بايد در نظر خود صادق باشند و حقيقت را بنويسند و من نمي گويم بي دليل از ما تعريف كنند اما حقيقت اين است كه خواندن آنها هم كار ساده اي نيست.
ولي فراموش نكنيد اين نظرات و نقدها هم ارزشمند است و مي توانيد كنفرانس بعدي خود را با چشم باز برپا كنيد.
اگر افراد شما نتوانند مانند يك تيم عمل كنند شكست خواهيد خورد
در يك تيم برپايي كنفرانس جايي براي منم منم كردن و رقابت با يكديگر نيست. هر كسي وظيفه اي دارد كه بايد آنرا به خوبي انجام دهد تا در روز برگزاري كنفرانس هر چيزي در جاي خودش باشد. اگر بين نفرات رابطه خوب و صميمانه اي برقرار نباشد و عده اي سعي در خود نمايي داشته باشند متاسفانه همه ی نقطه ضعف هاي شما به نمايش در خواهد آمد و بدتر از آن اينكه در برابر چشمان مدعوين به كنفرانس به نمايش در خواهد آمد. فقط بر توانايي هاي يك نفر تكيه نكنيد و او را خيلي بزرگ نكنيد به افراد به ازاي كاري كه انجام مي دهند اعتبار و ارزش بدهيد. آنها بايد بدانند كه وقتي كار خراب شد همه مسئول هستند و مهمتر از همه خود شما هستيد كه نبايد به خود مغرور شويد، فراموش نكنيد قدرت شما از تيم شماست!
افرادي كه اشتياق دارند ارزشي دو چندان به كنفرانس شما مي بخشند
ما به مخاطبان خود عشق مي ورزيم و آنها را با آغوش باز مي پذيريم. بسياري از افرادي كه با ما همكاري مي كنند و همينطور سخنرانان ما كساني هستند كه شور و شوق زيادي براي اين كار دارند و بعضي از آنها با اشتياق يك سال در مورد آنها صحبت مي كنند داوطلبانه مي خواهند در هر فعاليتي كمك كنند، پيام ما را با ديگران به اشتراك مي گذارند آنها دوستان خوبي هستند. اين شور و اشتياق بالاي ما در برپايي كنفرانس هاست، كه سبب شده هميشه موفق باشيم.
سخنراني كه نسبت به موضوع كنفرانس اشتياق ندارد
پيدا كردن سخنران براي يك كنفرانس كار ساده اي نيست به خصوص اگر نخواهيد هميشه از يك سخنران استفاده كنيد و بخواهيد از سخنراني استفاده كنيد كه هر بار حرف هاي تازه اي داشته باشد. ما سخنراني نمي خواهيم كه متعلق به گروه يا دسته اي خاص باشد ما كسي را مي خواهيم كه مردمي باشد، در ميان آنها زندگي مي كند، با آنها مي جوشد و به مردم عشق مي ورزد. ما هميشه به دنبال سخنراناني بوده ايم كه در حيطه كاري خود شور و اشتياق بالايي دارند و از آن مهمتر دوست دارند اين توانايي ها را به ديگران كه در سطح دانش و تجربه پايين تري هستند انتقال دهند.
سخنرانان بسياري هم هستند كه هيچ اهميتي به مردمي كه براي آنها صحبت مي كنند نمي دهند بلكه مي خواهند برندي را معرفي كنند يا كتابي را بفروشند. چنين افرادي نمي توانند در جمع سخنرانان ما وارد شوند همچنان كه آنها حاضر نيستند ايميل هاي ما را بخوانند و درباره مخاطبان ما بياموزند و بدانند و با آنها وقت بگذرانند و وقتي كه سخنرانان اهميتي به مخاطب خود نمي دهند ما هم اهميتي به كار آنها نمي دهيم چون بهترين تجربه را براي مخاطب خود مي خواهيم.
شما نمي توانيد همه افراد حاضر در كنفرانس را راضي كنيد
ما از بازخوردها و نظرات مردم استقبال مي كنيم چه مثبت باشند چه منفي. بدون تعارف مي گويم بدون آنها نمي توانيم پيشرفت كنيم و خود را اصلاح كنيم. فهميدن اينكه آنها چه جور افرادي هستند خيلي سخت نيست برخي فقط نقدهاي مخرب مي كنند كه تعداد اين افراد هميشه كم است اما بيشتر مردم نقدهايي دلسوزانه مي كنند و نكاتي را به ما گوشزد مي كنند كه بسيار آموزنده و مفيد است. حتي وقتي كه بهترين كنفرانس خود را برگزار مي كنيد باز هم چيزهايي هست كه مي توانست بهتر باشد. ما هيچگاه شكايت ها و نقدهايي را كه دريافت مي كنيم ناديده نمي گيريم اما مي دانيم كه نمي توانيم 100 درصد افراد را راضي نگه داريم اما تمام تلاش خود را مي كنيم تا آنجا كه ممكن است افراد بيشتري را با لبخند رضايت راهي خانه هایشان كنيم.
هر چه بدهي همان را بازپس خواهي گرفت
ما هميشه با افراد تيم خود نشست هايي برگزار مي كنيم زمان اين نشست ها درست قبل از زمان برگزاري كنفرانس است و درباره جو كنفرانس بحث مي كنيم. اگر هميشه خوش برخورد و دلنشين، مفيد، مهربان و مثبت باشيم مخاطب ما هم مثبت خواهد بود. اگر ما عصباني، بدرفتار و خسته باشيم مخاطب ما هم چنين احساسي خواهد داشت. حاميان مالي، سخنرانان و برگزاركنندگان كنفرانس همه براي اين رويداد سرمايه گذاري كرده اند و به آن اميد بسته اند ما نمي توانيم آنرا خراب كنيم. ما بيش از تمام توان خود را به كار مي گيريم چون آنها لايق اين زحمات هستند.
كنفرانسي كه برگزار مي شود شامل كارهاي زيادي است كه در پشت صحنه و از مدت ها قبل در حال انجام است و كمتر كسي است كه متوجه آن باشد. همه چيز به خوبي انجام خواهد شد اگر از افرادي استفاده كنيد كه اشتياق زيادي به هدف شما داشته باشند افرادي كه كار تيمي را سرلوحه خود قرار مي دهند و نقايص يكديگر را مي پوشانند. اداره كردن يك کنفرانس كار ساده اي نيست و از آن سخت تر اين است كه بخواهيد همه چيز بي عيب و نقص باشد و ما بي عيب نيستيم اما هر سال از سال گذشته بهتر بوده ايم و اين تلاش ادامه دارد و باور داريم كه سالهاي آينده از اين هم بهتر خواهيم بود.
نوشته: دب ان جي
ترجمه: علي يزدي مقدم