آداب و فرهنگ ايميل يا پست الكترونيك برای حرفه ای ها

از ساختار و صفحه آرايي مناسب استفاده كنيد

از آن جا كه خواندن از صفحه نمايش سخت تر از خواندن از روي كاغذ است، بايد ساختار و صفحه آرايي مناسبي داشته باشيد و اين نكته براي پيامي كه از طريق ايميل ارسال مي كنيد بسيار مهم است. وقتي به نكات و مواردي اشاره مي كنيد آن ها را با عدد مشخص نماييد يا آن ها را از متن خود به گونه اي جدا كنيد تا توجه خواننده به آن جلب شود.

الويت بالا!

در تيتر ايميل هاي خود از برچسب هايي مانند اهميت بالا و فوري استفاده نكنيد مگر اين كه اهميت آن بسيار زياد باشد استفاده بيش از حد از اين برچسب ها و عناوين معمولاً تاثير منفي دارند چون به گونه اي شما را عصباني نشان مي دهند. همچنین مشخص کردن اشتباهات مشتری در پیامی که برای او می فرستید به گونه ای توهین به او و درکش محسوب می شود از انجام این کار ها خود داری کنید.

ايميل يا پيام اصلي را در پاسخ خود بگنجانيد.

وقتي كه ايميلي پاسخ مي دهيد بايد ايميلي اصلي را در پيام خود بگنجانيد به عبارت ديگر كافي است بر روي Reply كليك كنيد تا اينكه يك ايميل جديد بسازيد. برخي مي گويند كه بايد ايميل هاي قديمي را پاك كنيد و لزومي ندارد متني اضافه در پيام وجود داشته باشد. هر چند من حتي ذره اي هم با اين حرف موافق نيستم. اگر شما تعداد زيادي ايميل دريافت كنيد نمي توانيد تك تك آن ها را به خاطر بياوريد. يعني ايميلي كه به صورت زنجيره وار شامل پيام هاي قبلي نباشد حاوي اطلاعات كافي نيست و براي اين كه در رد و بدل پيام ها متوجه شويد موضوع چه بوده است بايد زمان زيادي را صرف كنيد و كاري خسته كننده خواهد بود. اين كار شايد مختصري زمان دانلود پيام را افزايش دهد البته اگر اينترنت شما كند باشد ولي واقعا ارزشش را دارد.

قبل از اينكه ايميل را ارسال كنيد آنرا بخوانيد

بسياري از افراد قبل از ارسال ايميل اهميتي نمي دهند كه آن را خوانده باشند تا ار نظر نگارش و ديكته مشكلي نداشته باشد يا به درستي علامت گذاري شده باشد. سعي كنيد ايميل را از ديد يك مشتري ببينيد آن هم يك مشتري سخت گير ببينيد او چه ايرادي به پيام شما ممكن است بگيرد و آن را رفع كنيد.

كمتر از يك پيغام مشترك براي همه استفاده كنيد

فقط در موارد خاص از اين قابليت (یک متن را برای همه) استفاده كنيد.

از Bcc استفاده كنيد

وقتي كه بايد ايميلي را براي چند نفر ارسال كنيد بايد ايميل هاي بعد را در فرم Bcc وارد كنيد در غير اين صورت گيرنده ايميل متوجه مي شود كه براي ديگران هم ايميل ارسال كرده ايد و گذشته از آن ايميل ديگران را در اختيار افراد ديگر قرار داده ايد بدون اين كه از آن ها اجازه گرفته باشيد. يكي از راه ها اين است كه همه ايميل ها را در فيلد Bcc وارد كنيد. يا مي توانيد ادرس هر كسي را در فيلد جداگانه وارد كنيد.

براي ايميل كاري از اختصارات و خندانك ها استفاده نكنيد

سعي كنيد از اختصارات معمول در چت و خندانك ها براي ايميل كاري استفاده نكنيد. ممكن است گيرنده پيام معني آنرا نداند و برخي مواقع ممكن است حمل بر بي ادبي شود.

درباره پيام هاي HTML و rich text بيشتر دقت كنيد

وقتي پيام خود را به اين صورت ارسال مي كنيد بهتر است بدانيد كه گيرنده فقط آن را به صورت يك فايل متني ساده دريافت مي كند بنابراين هنگام تنظيم ساختار آن بد نيست اين را بدانيد. البته بيشتر نرم افزار هاي ايميل از جمله outlook شركت مايكروسافت اين قابليت را دارند كه پيام هايي با فرمت HTML و rich text را دريافت كنند و به خوبی نمایش دهند.

پيام هاي زنجيره اي را فوروارد نكنيد

براي اين كه بتوانيد به صورت حرفه اي كار كنيد بايد حريم خصوصي مشتريان و شركاي تجاري خود را رعايت كنيد و از ارسال پيام هاي زنجيره اي كه حاوي مكالمات شما و آنهاست براي ديگران خودداري كنيد به عبارت دیگر سعی پیام های زنجیره ای را فوروارد نکنید. وقتي كه مشتريان شما متوجه شوند از ايميل هاي آن ها سوء استفاده شده و شما هم در اين ميان مقصر بوده ايد نه تنها اعتبار شما زير سوال خواهد رفت و آن مشتري را از دست خواهيد داد بلكه ممكن است براي شما گران تمام شود.

براي بحث در مورد اطلاعات خصوصي از ايميل استفاده نكنيد.

ارسال يك ايميل مانند ارسال يك كارت پستال است. اگر در مورد مطالبي كه از طريق ايميل مي فرستيد نگران هستيد و نمي خواهيد به دست ديگران بيفتد بهتر است از ايميل براي ارسال آن ها استفاده نكنيد.

از عنوان معنا داري استفاده كنيد

براي موضوع ايميل در فيلد subject كه عنوان ايميل شما را تعيين مي كند بهتر است از كلماتي معنا دار استفاده كنيد كه براي دريافت كننده قابل فهم باشد. به عنوان مثال وقتي كه براي يك كمپاني ايميلي ارسال مي كنيد و از آن ها مي خواهيد كه درباره كالايي، اطلاعاتي در اختيار شما قرار دهند بهتر است نام واقعي آن محصول در عنوان شما گنجانده شود. به عنوان مثال عنوان ايميل شما مي تواند اين باشد: «درخواست اطلاعات محصول A » تا اين كه عنوان شما فقط «درخواست اطلاعات» باشد.

از افعال معلوم استفاده كنيد به جاي افعال مجهول

سعي كنيد از افعال معلوم استفاده كنيد به جاي اين كه از افعال مجهول استفاده كنيد به عنوان مثال به جاي اين كه بگوييد «به سفارش شما رسيدگي خواهد شد.» بهتر است بگوييد: « ما به سفارش شما رسيدگي مي كنيم.» در اين صورت پيام شما شخصي تر به نظر خواهد آمد در حالي كه جمله اول خيلي رسمي به نظر مي رسد كه واقعا نيازي به اين قدر رسمي بودن نيست.

از جملات بلند بپرهيزيد

سعي كنيد كلمات شما ماكزيمم 15 تا 20 كلمه داشته باشند و اگر کمتر باشد بسیار بهتر است. ايميل بايد كوتاه باشد و همچنين شيوه نگارش شما متفاوت باشد. همچنين همان طور كه گفته شد سعي كنيد کل متن شما طولاني نشود. ايميلي كه مانند يك مقاله باشد شانس كمي براي خوانده شدن دارد.

ايميل هاي شما نبايد حاوي افترا، توهين، نژاد پرستي و كلمات ركيك باشد.

با استفاده از چنين لفظي در يك ايميل شما و كمپاني شما احتمالاً با جريمه و پيگرد سنگيني مواجه خواهد شد.

در نوشتار خود براي جنسيت ها تفاوت قايل شويد.

هنگامي كه طرف مقابل شما يك خانم است بايد مشخصا و با احترام نام او را در ايميل ذكر كنيد به عنوان مثال ممكن است براي آقا بگوييد جناب آقاي … ولي براي خانم نبايد بگوييد جناب …… بلكه بايد جنسيت او را مشخص نماييد و با احترام مثلاً بگوييد سركار خانم ……

به نامه هاي ناخواسته و اسپم هاي تبليغاتي پاسخ ندهيد

با قبول نامه هاي اسپم و تبليغاتي و بدتر از آن پاسخ دادن به آن ها مشخص كرده ايد كه اين ايميل شما درست است و در حال دريافت ايميل ها هستيد و به اين ترتيب باز هم ايميل بيشتري دريافت خواهيد كرد و حتي آن ها تشويق خواهند شد براي افراد بيشتري ايجاد مزاحمت كنند گذشته از آن، افرادي كه اسپم ارسال مي كنند اهميتي نمي دهند كه سيستم شما ويروسي شود يا خير بنابراين باز كردن ايميل هاي ناخواسته كه از سوي افراد مزاحم و تبليغات كنندگان ايميلي ارسال مي شود به هيچ وجه توصيه نمي شود و بهتر است به محض ديدن، آن ها را پاك كنيد. یا آنها را به شاخه اسپم خود ارسال کنید و آنها را به عنوان اسپم معرفی کنید.

از فيلد cc با احتياط بيشتر استفاده كنيد

سعي كنيد از فيلد cc كمتر استفاده كنيد مگر اين كه كسي كه ايميلش را در اين فيلد وارد مي كنيد بداند كه چرا يك كپي از اين ايميل را دريافت مي كند. استفاده از اين فيلد مي تواند گيج كننده باشد چون گيرنده ی پيام ممكن است نداند كه چه كسي مي خواسته اين پيام را دريافت كند. همچنين وقتي كه مي خواهيد به چنين پيامي به صورت زنجيره اي و همراه با پيام خودش پاسخ دهيد او ايميل ديگران را هم خواهد ديد. اين كار را فقط به دلايلي كه خود صلاح مي دانيد انجام دهيد و در استفاده از آن بسيار دقت كنيد.

علي يزدي مقدم

مطالب مرتبط: