نظم پرسنلي

فرايندي كه طي آن نظم را نهادينه مي كنند در برابر رفتار پرسنل ايجاد مي شود نه خود آنها.

ويژگي هاي يك فرايند موثر را در ادامه ذكر مي كنيم:

• زمان بين وقوع بي نظمي و برقراري نظم توسط سرپرستان بايد كوتاه باشد. براي اينكه فرايند استقرار نظم بتواند به صورتي موثر اداره شود بايد تا آنجا كه ممكن است در كمترين زمان ممكن بي نظمي مديريت شود و به سمت استقرار نظم هدايت شود ولي نبايد احساسي و نامعقول تصميم گيري شود و در اين ميان سعي كنيد تا جايي كه ممكن است موجبات رنجش پرسنل را فراهم نكنيد آنها خواهند فهميد كه اين يك تصميم شخصي نيست بلكه نياز سازمان است.
• قبل از هر گونه اقدام تنبيهي در زمينه برقراري نظم بايد درباره آن هشدار داده شود. فقط توجه به بي قانوني كاركنان براي برقراري نظم كافي نيست بلكه بايد به او هشدار داده شود و بايد اين روند به صورت يك فرهنگ سازماني در آيد تا در صورت بروز بي نظمي و بي قانوني در محل كار به فرد متخلف گوشزد شود كه عملكرد خود را تصحيح كند. كوتاهي در هشدار دادن به يك كارمند متخلف منجر به تكرار آن تخلف مي شود و مقدمات شكست فرايند استقرار نظم سازماني را فراهم مي كند.
• كليد برقراري نظم در سازمان پايبندي به روندي ثابت و مداومت در نظم و انظباط است. بي ثباتي سبب ضعف فرهنگ نظم و انضباط مي شود، احترام پرسنل را نسبت به سرپرست خود كاهش مي دهد و سبب هرج و مرج مي شود. مداومت و ثبات در حفظ نظم به اين معنا نيست كه سوابق خوب گذشته، كارهاي ارزشمند پرسنل، سالهاي طولاني خدمت رساني صادقانه و ديگر فاكتورهاي تخفيف مجازات را ناديده بگيرد. اگر چه هر كارمندي بايد بداند كه در صورت تخلف مانند ديگران مورد بازخواست قرار خواهد گرفت.
• سرپرستان هنگام برخورد با افراد بي نظم بايد به گونه اي عمل كنند كه بي طرفي خود را نشان دهند. و همچنين كارمندان بايد بدانند كه برخوردي كه با آنها مي شود نتيجه رفتار خود آنهاست و ناشي از كينه هاي شخصي يا ارتباط آنها با سرپرست نيست. سرپرست نبايد كار را به مشاجره بكشاند بلكه به گونه اي شفاف و همراه با آرامش با كسي كه تخطي كرده است برخورد كند. مديريت نظم بايد بدون برخورد هاي خشونت آميز و سرزنش همراه باشد و نبايد از كاركنان خود انتظار پوزش داشته باشيد و پس از اينكه رك و پوست كنده فرد متخلف را توجيه كرديد با رفتاري دوستانه او را بدرقه اي كنيد بدون اينكه خاطره اي منفي از نظم در ذهن او باقي بگذاريد.
• معمولاً سرپرستان بايد در خفا و به صورت خصوصي با متخلف برخورد كنند. فقط در مواردي كه نافرماني فاحش يا قانون شكني زشت و زننده اي انجام مي شود كه تاثير منفي بر ديگران دارد مي توانيد در حضور ديگران او را سرزنش كنيد در اين مواقع با برخورد در برابر جمع مي توانيد دوباره كنترل را بدست بگيريد. حتي در چنين موقعيتي بايد هدف سرپرست اين باشد كه كنترل اوضاع را در دست بگيرد نه اينكه مشكلات شخصي و عصبانيت خود را كنترل كند.
• سرپرست بايد درباره نتايج بي نظمي در محيط كار به افراد تحت نظر خود توضيح دهد به خصوص در مواردي كه اين اعمال توسط آنها تكرار شود و گاه لازم است به آنها توصيه هايي داده شود تا خود را اصلاح كنند. سرپرست بايد تا جاييكه ممكن است از روش هاي تنبيهي مانند معلق يا اخراج كردن كاركنان خودداري كند. معمولاً اين روش هاي تنبيهي توسط مديران رده بالا انجام مي شود. هر چند گاه پيش مي آيد كه هشدار ها و روش هاي تنبيهي كه توسط سرپرست اعمال مي شود پاسخگو نيست و فرد به هيچ وجه حاضر به همكاري نيست و اينجاست كه بايد تعليق يا اخراج از طرف سرپرست به مديران بالا دست توصيه شود.
• همچنين اين اعمال بايد به صورت سند و مدرك ثبت و بايگاني شوند بايد از رفتار هاي متخلفانه آنها جزيياتي داشته باشيد البته لازم نيست همه چيز را بنويسيد در حدي كه بدانيد اين تخلف چه زماني توسط چه كسي و چگونه انجام شده است و برخورد شما با آن چه بوده است و اينكه چرا چنين تصميمي گرفته ايد. همچنين اين نوشته ها بايد شفاف باشد به گونه اي كه اگر مدير ديگري در سطح شما آنرا ديد متوجه شود و دچار سوتفاهم درباره اين كارمند يا كارمندان نشود. آنگاه بايد اين مدارك را در اختيار ديگران هم قرار دهيد. همچنين تخلفاتي را ثبت كنيد كه مشكل ساز هستند لازم نيست هر خطاي جزيي را ثبت كنيد و براي پرسنل خود انبوهي از مدارك بسازيد. اطلاعات شما در اين مدارك بايد دقيق و درست باشد. همچنين جنبه هاي مثبت كاري آنها را هم بايد در مدارك خود ذكر كنيد هر كارمند در پرونده خود موارد مثبت و منفي دارد كه هر از چند گاهي بايد از آن اطلاع يابد مي توانيد آنرا به صورت كتبي يا شفاهي به اطلاع آنها برسانيد. از تاثير كلام غافل نشويد گاه با يك صحبت دوستانه مي توانيد از بروز بسياري مشكلات جلوگيري كنيد.

ترجمه و تحقيق: علي يزدي مقدم

مطالب مرتبط:

• آموزش پرسنل ضروری یا اتلاف هزینه ها
• مدیریت استعداد ها
• ارتباط خوب و کار تیمی
• مدیری مودب باشید
• 5 نیاز بنیادی افراد گروه
• تبلیغات موفق تبلیغات مداوم است.
• با ایجاد منابع درآمدی جدید سطح کسب و کار خود را بالا ببرید