در هر نوع سازماني مي توانيد همه نوع اهدافي تعريف كنيد. بعضي از اهداف كوتاه مدت و مشخص هستند (ماه ديگر آغاز مي شود، ما توليد را با دو واحد بر كارگر افزايش مي دهيم)، و برخي هم بلند مدت و نا مشخص هستند (5 سال بعد سازماني دانش محور خواهيم بود). بعضي از اهداف براي پرسنل به راحتي قابل فهم است. ( در خط توليد نبايد بيش از 20 كالاي مرجوعي داشته باشيم.) هنوز هم فهم برخي از اهداف مي توانند براي پرسنل نسبتا ساده باشند ( كساني كه به عنوان مهمان پذير كار مي كنند بايد با سومين زنگ تلفن را پاسخ دهند). اما برخي اهداف هم به گونه اي هستند كه دست يافتن به آنها واقعا مشكل خواهد بود ( همه كارمندان بخش معارفه ما بايد قبل از پايان سال مالي بتوانند به 5 زبان اصلي كه مشتريان صحبت مي كنند مسلط باشند).
چگونه مي فهميد كه چه نوع هدفي بايد تعيين كنيد؟ همه چيزي كه ما از تعيين هدف مي خواهيم اين است كه به آن دست يابيم. براي يك مدير هيچ چيز بدتر از آن نيست كه منابع و وقت با ارزش پرسنل را براي اهدافي كه هيچگاه به نتيجه نخواهد رسيد تلف كند، مرتب ميتينگ و جلسه برگذار كند و هر از چند گاهي به سمتي حركت كند. متاسفانه اين سناريويي است كه براي بسياري از مديران تكرار مي شود آنها بيشتر وقت كاري خود را بدين گونه مي گذرانند.
بهترين اهداف، هدف های هوشمندانه هستند و اما چه هدفي هوشمندانه است.
- مشخص باشند: اهداف بايد واضح و روشن و بدون ابهام باشند. هوس و ابتذال در تعيين هدف نقشي ندارد. وقتي كه اهداف مشخص، معين و واضح باشند و مديران به كارمندان خود دقيقا بگويند كه چه كاري بايد انجام دهند و چه انتظاراتي از آنها دارند و حتي مقادير را براي آنها تعيين كنند چون اهداف مشخص هستند مي توانيد به راحتي پيشرفت پرسنل خود را به سمت هدف نهايي با اعداد و ارقام تعيين كنيد.
- قابل اندازه گيری باشند: هدفي كه قابل اندازه گيري نيست چه ارزشي مي تواند داشته باشد يا به عبارت ديگر آيا مي توانيد با عدد و رقم تعيين كنيد كه ارزش آن چقدر است؟ اگر اهداف شما قابل اندازه گيري نباشد و فقط يك سري شعار و كلي گويي باشد چگونه مي خواهيد ميزان پيشرفت پرسنل و سازمان خود را به سمت هدف اندازه گيري كنيد؟ نه تنها براي شما بلكه براي پرسنل شما هم بسيار سخت خواهد بود اگر معياري براي ميزان پيشرفت خود نداشته باشند.
- دست يافتني باشد: اهداف بايد واقع گرايانه و براي پرسنل ميانه شما دست يافتني باشد. بهترين اهداف آنهايي هستند كه كمي كارمندان را تحت فشار قرار دهند ولي اين فشار نبايد بيش از توان آنها باشد. اهداف نبايد دست نيافتني باشند و در عين حال آنقدر هم كوچك نباشند كه پايين ترين از استاندارد باشند. همانطور كه مي دانيد 80 درصد از بهره وري پرسنل از 20 درصد كار آنها ناشي مي شود. اين رابطه از قانون 80/20 اقتصاد دان ايتاليايي ويلفرودو پارتو آمده است. اين قانون مي گويد 80 درصد از ثروت بيشتر كشور ها در تملك فقط 20 درصد جمعيت آن است، و از آن زمان تا كنون اين قانون در بسياري زمينه هاي ديگر بسط يافته است. اهداف مناسب 20 درصد از پرسنل را كه بيشترين تاثير و بهره وري دارند هدف بگيرد و به اين ترتيب سازمان شما به اهداف خود دست خواهد يافت.
- مقيد به زمان: اهداف بايد يك نقطه آغاز، پايان و دوره زماني مشخص داشته باشند. تعهد به زمانبندي و ضرب العجل ها به كارمندان كمك مي كند تا بر تلاش خود تمركز كنند و بتوانند اهداف را در زمان تعيين شده يا حتي زود تر از آن محقق كنند. اهداف بدون ضرب العجل يا برنامه زمانبندي شده بحراني روز به روز را براي سازمان به همراه خواهد داشت.
اهداف هوشمندانه را سازمان هاي هوشمند تعريف مي كنند. تجربه به من مي گويد كه بسياري از سرپرستان و مديران براي كار با كارمندان و تعيين اهداف هوشمندانه كوتاهي مي كنند. و كاري كه بيشتر آنها انجام مي دهند تعريف اهدافي گنگ، نامعلوم، غير واقعي و نا مربوط با ديدگاه هاي سازمان است كه غير قابل اندازه گيري و غير قابل انجام است. با تعريف اهدافي هوشمندانه مي توانيد از چنين تله هاي مديريتي به سلامت عبور كنيد و سازمان و پرسنل خود را در مسير پيشرفت قرار دهيد.
ترجمه: علي يزدي مقدم
